Zwrot kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Celem nowelizacji Kodeksu pracy było kompleksowe uregulowanie kwestii dotyczących pracy zdalnej. Problem w tym, że wiele fundamentalnych kwestii, w tym dotyczących zasad związanych z pokrywaniem przez pracodawców kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, nie zostało określonych w ustawie.

I tak przykładowo – nowe regulacje wskazują obowiązek zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów. Nie określają natomiast ich wysokości ani zasad obliczania pozostawiając pracodawcę bez pomocy i zmuszając do uregulowania tych kwestii na poziomie każdego zakładu pracy odrębnie. 

Ze względu na niepełne i lakoniczne zapisy ustawy ustalenie wysokości ekwiwalentu czy też ryczałtu może budzić poważne wątpliwości w praktyce. Należy bowiem mieć na uwadze zarówno interes pracownika ponoszącego realne koszty w związku z pracą zdalną, jak również zagrożenie zaniżania tych kwot przez pracodawców oraz wszelkie wątpliwości natury podatkowej.

Ustalając wysokość ryczałtu należy szczególnie zwrócić uwagę na prawidłową kalkulację, aby przyjęta kwota nie była zbyt niska i odpowiadała kosztom ponoszonym realnie przez pracownika, a z drugiej strony nie była na tyle wysoka, aby mogła wzbudzić zainteresowanie organu podatkowego. Niepodlegająca opodatkowaniu kwota ryczałtu mogłaby bowiem zostać zakwestionowana przez urząd skarbowy jako ukryta podwyżka lub dodatkowy bonus dla pracowników.

Wątpliwości może również budzić kwestia wysokości ryczałtu w sytuacji absencji pracownika spowodowanej chorobą lub urlopem. W indywidualnych interpretacjach podatkowych organy podatkowe na kanwie ustawy covidowej przyjmowały stanowisko o braku konieczności uwzględnienia tej kwestii przy wypłacie ryczałtu, nie jest pewne czy na gruncie nowych przepisów będą zajmowały podobne stanowisko. 

Okazjonalna praca zdalna.

Liczne wątpliwości natury interpretacyjnej zarówno po stronie pracodawców jak i pracowników budzi również wprowadzona nowelizacją praca okazjonalna. Znajdujący się w zaledwie jednym przepisie zapis o pracy okazjonalnej stanowi uregulowanie dotychczas sporadycznego wykonywania pracy w domu przez pracowników w ramach tak zwanego „home office”. W uzasadnieniu projektu nowelizacji wskazano potrzebę wsparcia pracowników w szczególnych sytuacjach, kiedy z uwagi na różne okoliczności życiowe nie mogą wykonywać pracy w stałym miejscu. Jako przykładowe okoliczności wymieniono konieczność opieki nad członkiem rodziny lub wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych.

Zgodnie z nową regulacją taka forma wykonywania pracy ma być dopuszczalna przez 24 dni w roku kalendarzowym. Brak jest natomiast informacji o sytuacji pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub rozpoczynającego pracę w trakcie trwania roku kalendarzowego. Czy w takiej sytuacji zakres tego uprawnienia powinien ulec proporcjonalnemu pomniejszeniu?

Do niedawna nie było również jasne czy w przypadku zmiany pracy w trakcie trwania roku kalendarzowego limit 24 dni „podąża” za pracownikiem czy liczy się na nowo. W odpowiedzi na liczne wątpliwości w tym zakresie ustawodawca postanowił uściślić nieprecyzyjny zapis ustawy rozpoczynając pracę nad zmianą rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy celem wprowadzenia obowiązku podawania w świadectwie pracy liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej, z ilu skorzystał pracownik w roku, w którym kończy zatrudnienie u dotychczasowego pracodawcy. Kontrowersyjne z legislacyjnego punktu widzenia jest jednak regulowanie tej kwestii w rozporządzeniu, a nie w ustawie. 

Co istotne, w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie jest zobowiązany do zapewnienia materiałów i narzędzi, jak również wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu. Wspomniane powyżej trudności z ustaleniem przez pracodawców wysokości należnych pracownikom kwot mogą skutecznie zniechęcać pracodawców do wyrażania zgody na pracę zdalną i ograniczyć się jedynie do okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni w roku.

Wątpliwości budzi również to, czy pracodawca będzie związany wnioskiem pracownika o pracę okazjonalną, ponieważ przepisy znowu nie dają jednoznacznej odpowiedzi. Mogłoby się wydawać, że skoro wyróżniono taką formę pracy, której celem jest pomoc pracownikom znajdującym się w różnych sytuacjach życiowych, to należałoby postępować tak jak w przypadku wniosku o urlop na żądanie. Z drugiej strony, gdyby pracodawca miał obowiązek uwzględnić wniosek pracownika ustawodawca inaczej sformułowałby ten przepis, tak jak uczynił to w przypadku urlopu na żądanie. Zgodnie bowiem z art. 167² Kodeksu Pracy: „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym”. Zgodnie natomiast z brzmieniem przepisu dotyczącego pracy okazjonalnej: „Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika”. Za brakiem wiążącego charakteru wniosku o pracę okazjonalną przemawia również fragment uzasadnienia do nowelizacji kodeksu pracy zgodnie z którym: „Brak zastosowania wyłączonych przepisów przyczyni się także do większej przychylności pracodawców do udzielania zgody na wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika”. Użycie sformułowania „przychylność pracodawcy” wskazuje na uznaniowy charakter decyzji pracodawcy dotyczącej wniosku pracownika o okazjonalną pracę zdalną. Nie wykluczone jest jednak, że pojawią się interpretacje odmienne.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Ciekawą kwestią jest również nowy obowiązek wskazania przez pracownika miejsca świadczenia pracy zdalnej. Jak wyjaśnia MRiPS, zawarta w art. 6718 § 1 Kodeksu pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej z różnych miejsc, o ile będą one każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Pracownik może więc wskazać kilka takich miejsc, istotna pozostaje jednakże akceptacja pracodawcy. W jakich okolicznościach pracodawca może odmówić pracownikowi akceptacji miejsca pracy zdalnej powinno zostać określone  w  regulaminach wewnętrznych.

Pomimo, iż uregulowanie pracy zdalnej było konieczne, to dopiero w praktyce okaże się, czy nowe przepisy zapewnią pracownikom większą elastyczność nie utrudniając przy tym nadmiernie pracodawcom organizacji i kontroli pracy. 

Obecnie wiadomo jednak, że skąpe regulacje dotyczące pracy zdalnej zmuszają pracodawców do szczegółowego uregulowania jej zasad wewnętrznie. 

Prawnicy B2R z działu Employment oferują pomoc w dostosowaniu organizacji do przepisów regulujących pracę zdalną, które właśnie weszły w życie.

Autorki: dr Luiza Wyrębkowska, Inka Kalista