Poradzili sobie już Państwo z wyzwaniami polskiego ładu? Czy zewnętrznym specjalistom od księgowości i kadr jest jeszcze trudniej niż pracującym wewnątrz spółek? 

Jeszcze długo będziemy odczuwać skutki wprowadzenia tych regulacji. Zmiany w przepisach nie uwzględniają wielu czynników, które pojawiają się w naliczaniu wynagrodzeń w poszczególnych miesiącach przez cały rok, więc różne wątpliwości będą się ciągnęły przez najbliższe 12 miesięcy. 

Natomiast co do tego, czy specjalistom kadr i księgowości, którzy zajmują się poszczególnymi spółkami i przedsiębiorstwami w formie outsourcingu jest trudniej w takiej sytuacji, to muszę przyznać, że nam jest raczej łatwiej. Jako zewnętrzni eksperci współpracujący z wieloma przedsiębiorstwami, mamy bardzo przekrojowe spojrzenie i różne doświadczenia. Nie twierdzę oczywiście, że wewnętrzne kadry nie są  dobrze przygotowane, po prostu nasz know-how jest budowany w oparciu o szeroki zakres doświadczeń ze współpracy z wieloma firmami.

Polski ład to także duże wyzwanie komunikacyjne z tymi wieloma firmami. Tu już chyba nie jest łatwiej. 

Rzeczywiście, prowadziliśmy dużo rozmów i korespondencji z osobami zarządzającymi spółkami. Kontaktowaliśmy się także z pracownikami. Jesteśmy pierwszym ogniwem pomiędzy urzędami, organami administracji podatkowej a klientem. Strukturyzujemy najważniejsze informacje w formie tabel, newsletterów i zestawień. 

Outsourcing kadr i płac to dobre rozwiązanie dla każdej firmy, czy na zaawansowanym etapie rozwoju to już się nie opłaca?

Outsourcing kadr i płac to dobre rozwiązanie dla każdej firmy i na każdym etapie rozwoju. Najczęściej korzystają z niego firmy z kapitałem zagranicznym, które mają spółkę-matkę poza granicami Polski i chcą rozszerzać swoją działalność również na terytorium Polski. Firma outsourcingowa pomaga wtedy przejść przez cały proces rejestracji i zakładania biznesu w Polsce. 

Outsourcing kadrowo-płacowy jest również dobrym rozwiązaniem dla krajowych spółek i przedsiębiorstw. Współpracujemy z firmami rozpoczynającymi działalność, ale mamy też klientów, którzy prowadzą już rozwinięte biznesy i decydują się na zmianę struktury oraz oddanie obsługi kadrowo-płacowej na zewnątrz organizacji. 

Szczególnie w ostatnich latach wzrosła tendencja do outsourcowania kadr i płac. Wcześniej takie rozwiązania stosowano głównie w zakresie księgowości.

Dlaczego w ostatnich latach rozwinął się taki outsourcing? 

To wynika ze zmiany pewnej świadomości. Wyszliśmy z gospodarki lat 90. gdzie zespoły kadrowo-płacowe były rozbudowane. Firmy zaczęły analizować koszty. Doceniono także wysokie kwalifikacje kadry firm outsourcingowych. My, jako eksperci, którzy współpracują z wieloma firmami z różnych branż, musimy mierzyć się z większym wachlarzem wyzwań i problemów niż wewnętrzne firmowe działy. Jesteśmy więc elastyczni i mamy możliwość dostarczyć wiele usług w krótkim czasie i w zmienionej strukturze kosztów. 

Ale taki outsourcing to też wydanie na zewnątrz wrażliwych danych. 

Tak, i one są oczywiście dobrze zabezpieczone. Klienci zawsze mają zdalny dostęp do tych danych. Mamy systemy wymiany plików zapewniające równoległy dostęp i możliwość wspólnej modyfikacji w czasie rzeczywistym. Natomiast niektórzy klienci wolą być informowani jedynie o wyniku pracy, czyli dostawać już konkretne raporty płac, raporty kadrowe i inne. 

Kwestia pracowników i wynagrodzeń to także kontrole ZUS i Państwowej Inspekcji Pracy. Jak to wygląda, jeśli wszystko prowadzi firma outsourcingowa? 

W momencie otrzymania zawiadomienia o wszczęciu postępowania kontrolnego organizujemy przejęcie tego postępowania do naszego biura, zawiadamiając o tym właściwą instytucję. Jeśli firma ma większość danych u siebie i chce, by tam była prowadzona kontrola, to oczywiście organizujemy także przekazanie naszej dokumentacji. Wszystko potem zależy od tego, w jaki sposób dany inspektor chce gromadzić te dane i je sprawdzać. 

Często kontrola prowadzona bezpośrednio z nami jest bardziej efektywna. Dla danej firmy zawsze jest dedykowany pracownik, który prowadzi jej sprawy, więc może sprawnie przekazywać organom wszelkie informacje i odpowiadać na pytania. W takim wypadku na bieżąco informujemy klienta o przebiegu kontroli. 

Wracając do trendu, o którym Pani mówiła, o rozwoju outsourcingu kadr i płac, postępująca wielość regulacji wzmocni jeszcze bardziej ten trend? 

Outsourcing kadr i płac zdecydowanie będzie się dalej rozwijać, a firmy będa poszukiwać takich usług. Przy czym coraz większy nacisk będzie kładziony na zdalny dostęp do informacji, modele danych i współpracę na tych danych w czasie rzeczywistym.

To co się może zmienić, to główny zakres naszej pracy. Różnorodność przepisów może doprowadzić do tego, że firmy bardziej postawią, zamiast na umowy o pracę, na kontrakty B2B. Przy takich umowach bieżące rozliczanie ZUSu czy wynagrodzeń nie leży już bezpośrednio po stronie firmy zlecającej pracę. Powstają inne zagadnienia do zagospodarowania i być może w nich będziemy musieli się w szczególności specjalizować.