Legal design obok legal tech stał się jednym z popularnych nowych trendów w branży prawniczej. Jednak o ile legal tech wydaje się bardzo realnym narzędziem, które w jasny sposób wpływa na sposób pracy – chodzi przecież o oprogramowanie, które wykonuje zadania za nas, o tyle legal design budzi więcej pytań i wątpliwości. Dlaczego jednak na konkurencyjnym rynku prawniczym lepiej szybciej zaprzyjaźnić się z tym trendem? O tym rozmawiamy z Anetą Baranowską, prawniczką i organizatorką konferencji legal LUBLINnovation, na której legal design będzie jednym z głównych tematów (więcej o konferencji tutaj). 

Co właściwie daje nam legal design i czy to nie jest tylko pięknie opisywana koncepcja, które w praktyce jest zbyt nieuchwytna?

Legal design może wydawać się nieco abstrakcyjny bez konkretnych przykładów, gdyż łączy w sobie pojęcia związane z projektowaniem: od użytkownika, przez testowanie, aż po samo projektowanie. Idea legal design jest jednak prosta — chodzi o dostosowanie usług prawnych do potrzeb klienta. W języku projektowania nazywa się to stawianiem użytkownika w centrum, w branży prawniczej oznacza to skupienie na kliencie.

Klient w centrum to przecież nic nowego. Czy w takim razie legal design to tylko nowa nazwa dla znanych praktyk marketingowych lub takiego intuicyjnego zadbania o klienta?

Rzeczywiście, pomysł stawiania klienta w centrum nie jest nowością. Legal design tak naprawdę korzysta z uniwersalnych zasad projektowania i komunikacji, które są już dobrze znane w innych branżach, jednak w porównaniu z tymi innymi branżami, w naszej – prawniczej często nie były i nie są stosowane. Ja w mojej pracy prawniczki in-house zawsze kładłam nacisk na jasną komunikację, co okazało się zgodne z zasadami legal design, które odkryłam później. Natomiast sam legal design pomaga uporządkować te intuicyjne działania, stosować świadomie pewne zasady, a przede wszystkim daje do tego narzędzia. 

Czyli ubranie pewnego uniwersalnego  podejścia marketingowego czy też może nawet sprzedażowego w koncepcję legal design  pomogło prawnikom lepiej zrozumieć wartość pewnych procesów i praktyk?

Można tak powiedzieć, chociaż jak słyszymy, że coś jest stosowane w marketingu czy sprzedaży, to – nie zawsze zasadnie – wzbraniamy się przed tym, traktując nasz zawód zupełnie inaczej niż inne działalności. Nazwanie i określenie procesów jako ‘legal design’ pozwala prawnikom uświadomić sobie, że metody, które niektórzy z nich już intuicyjnie stosowali, mają solidne fundamenty w teoriach projektowania. To z kolei przekłada się na rozwój i doskonalenie tych umiejętności, takich jak design thinking czy testowanie i zbieranie informacji zwrotnej, które są standardem w innych branżach. 

Często w kontekście branży prawniczej pojawia się właśnie takie sformułowanie, że musimy przyjmować czy zacząć stosować coś, co w innych branżach jest standardem. 

Rzeczywiście trochę tak jest. To dotyczy nie tylko praktyk legal design ale także legal tech. Wiele branż przecież jest już bardziej zaawansowanych technologicznie, a i zaczęło stosować technologie o wiele wcześniej niż prawnicy. Po prostu w naszej branży często zderzamy się z konserwatywnym podejściem do innowacji. Z natury jesteśmy wolniejsi w adaptacji nowości, dlatego takie koncepcje jak legal design mogą wydawać się rewolucyjne. Do tego dochodzą pewne przyzwyczajenia lub obawy, Dobrym przykładem jest kwestia komunikacji i prostego języka, co też jest jednym z istotnych elementów legal design. Prawnicy czasami mają wątpliwości czy mogą się komunikować prosto, krótko, bo jak potem zabliować przepracowane godziny, jeśli ich efektem jest kilka zdań na pół kartki. A tak naprawdę to o to chodzi, żeby o wartości tych godzin i tej pracy stanowił prosty komunikat dla klienta: „tak, możesz to zrobić, bo jest tak i tak” lub „nie, nie możesz tego zrobić, bo jeśli to zrobisz to nastąpią takie konsekwencje”.  

A co z tą przypisywaną często prawnikom odpowiedzią „to zależy”? Nie mieści się w ramach legal design? 

To zależy…Odpowiedź “to zależy” jest akceptowalna, jeśli jest właściwie skomunikowana, a więc przede wszystkim wskazuje możliwe kierunki działania i to, co będzie wynikało z wyboru któregoś z nich. Legal design promuje jasne przedstawianie opcji i ryzyk, aby klient mógł podjąć świadomą decyzję. Świat prawa nigdy nie jest czarno-biały, dlatego kluczowe jest, aby komunikacja była klarowna i wolna od niepotrzebnych komplikacji.

Jak zdążyłem się przekonać jest wiele definicji legal design, mam wrażenie, że każdy ekspert ma też własną. Jak Ty definiujesz legal design?

Legal design to zastosowanie metod i narzędzi z projektowania do praktyki prawnej. Obejmuje to badanie potrzeb klientów, testowanie rozwiązań, tworzenie profilów klientów (person), a także rozwijanie komunikacji przy użyciu prostego języka i form wizualnych. Nie ogranicza się tylko do tworzenia grafik, ale także do strukturyzacji dokumentów i sposobu ich prezentacji, co znacząco może wpłynąć na poziom ich zrozumienia.

To może brzmieć jak zadanie głównie dla zespołów marketingu i BD w kancelariach. 

Nie, legal design nie powinien być domeną wyłącznie działów wsparcia czy marketingu. Rola prawników jest kluczowa, gdyż muszą oni nie tylko rozumieć ideę, ale także aktywnie dbać o to, jak treści są prezentowane i jak sprawy są rozwiązywane, skupiając się na potrzebach klienta. Legal design wymaga pracy interdyscyplinarnej, gdzie prawnicy są sercem projektu, współpracując z innymi specjalistami, aby dostosować procedury i dokumenty do wymogów klientów.

Czego o legal design i dzięki legal design będziemy mogli nauczyć się na konferencji w Lublinie? 

Na legal LUBLINnovation poświęcimy tematowi legal design wiele uwagi. Już na wstępie Tessa Manuello, jedna z pionierek legal designu, która przylatuje aż z Brazylii, przekona nas, że kreatywność jest możliwa i potrzebna także w pracy prawniczej. Panel dyskusyjny “Ponad wizualizacje – legal design w relacjach b2b”, który poprowadzi Kamila Kurkowska obali mity, że legal design jest dobry tylko dla konsumentów. W kolejnej dyskusji Tessa Manuello wraz z innymi zagranicznymi gościniami, Anną Posthumus-Meyes, Gagą Mućko i Aurą Eriksson-Häikiö pokażą nam, jak zmienić teorie o legal designie w praktykę. Ale rozmowy to nie wszystko – dwie grupy warsztatowe będą praktykować projektowanie kontraktów z Anną Posthumus Meyjes i wykorzystywanie ikon i wizualizacji w dokumentach z Agatą Tokarską, Janem Łójem i Dorotą Węgrzyńską-Jarząbek, czyli Zespołem, z którym pracuję nad słownikiem ikon do dokumentów prawniczych. Szykuje się naprawdę solidna dawka wiedzy.