Program do zarządzania kancelarią to nie koszt, to inwestycja o dużym zwrocie. Wielu nadal tego nie rozumie – mówi nam Dyrektor Zarządzający Advisor Systems Marcin Szymankiewicz

Wszystko zaczęło się w jednej z norweskich kancelarii od małego programu – wtyczki do Outlook’a, która pozwalała na porządkowanie korespondencji email. Dziś Advisor247 Legal to system do zarządzania kancelarią dopasowujący się do specyfiki pracy, pomagający bezpiecznie przechowywać dane i przede wszystkim zaoszczędzić czas. Jednak kancelarie w Polsce tego typu rozwiązania nadal traktują tylko jako narzędzia do przechowywania danych. Rozmawiamy z Marcinem Szymankiewiczem Dyrektorem Zarządzającym Advisor Systems w Polsce.

Dlaczego Advisor zdecydował się na produkcję oprogramowania dla branży prawniczej? 

Przez wiele lat skupialiśmy się na wdrożeniach systemów, które pozwalają zwiększyć efektywność organizacji w obszarze obsługi klientów i projektów. Długo badaliśmy jak różne narzędzia wpływają na długość czasu realizacji  pojedynczych czynności oraz całych procesów i razem z klientami wdrażaliśmy wypracowane rozwiązania. Wiele lat temu jedno z takich rozwiązań zostało zaprezentowane norweskiej kancelarii. Była to wtyczka do MS Outlook, która pozwalała na rejestrację korespondencji email do głównego repozytorium, w którym tę korespondencję i dokumenty związane z klientem można było przeglądać i wykorzystywać ponownie. Okazało się, że był to strzał w dziesiątkę. Tego potrzebowali prawnicy. Zrozumieliśmy wówczas, jak bardzo, dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym, można poprawić zarówno efektywności pracy prawników, jak i samą satysfakcję prawników związaną z wykorzystywaniem rozwiązań LegalTech. Zdecydowaliśmy, żeby zbudować system inny niż większość obecnych na rynku – wspierający prawników, zwiększający efektywność pracy i lepszy. Tak stworzyliśmy Advisor247 Legal.

Co to znaczy? W jaki sposób Advisor247 Legal zwiększa efektywność pracy? 

To zależy od procesu pracy po stronie klienta. Staramy się go dokładnie ustalić i wtedy proponujemy konkretne rozwiązania. Każda większa kancelaria ma własny know-how, indywidualne procesy i strukturę organizacyjną. To między innymi one świadczą o pozycji rynkowej kancelarii. System do zarządzania musi wesprzeć te indywidualne cechy kancelarii. Właśnie to robi Advisor247 Legal. Na polskim rynku systemów do zarządzania kancelarią, który do tej pory oferował głównie “systemy pudełkowe”, w ogóle nie biorące pod uwagę indywidualnych cech kancelarii i efektywności pracy, to nowe, rzekłbym rewolucyjne podejście.

W takim razie wdrożenie takiego systemu to czasochłonny proces, a czas to najważniejsza waluta prawników, po co więc zaczynać ten proces, jeśli do tej pory wszystko działało?

Myślę, że wiele kancelarii popełnia pewien błąd – patrząc na wdrożenie takiego systemu powierzchownie, jedynie w kategoriach kosztów. To znaczy, że nie rozumie do czego on służy. To takie samo narzędzie pracy, jak kserokopiarka czy samochód. Można mieć auto, które ma po prostu cztery koła i kierownicę i też będzie jechało, ale jeśli nie ma odpowiedniego przyspieszenia, jeżeli nie będzie zapewniało dwustrefowej klimatyzacji, nawigacji, tempomatu, ABS’u, wygodnych siedzeń, zestawu głośnomówiącego, to będzie jechało wolno, niebezpiecznie i bez przyjemności. Co więcej, czas spędzony w takim samochodzie będzie tylko czasem przejazdu, podczas którego nie będziemy mogli wykonać żadnej pracy. Będzie tylko kosztem. Podobnie jest z systemami do zarządzania kancelarią. Spójrzmy więc na to, co taki Advisor247 Legal może dać kancelarii. Trzeba sobie uświadomić, ze takie narzędzie, dobrze wdrożone, pozwala zaoszczędzić czas – czas, który jest potrzebny na pracę merytoryczną, co z kolei przekłada się wprost na pieniądze. Natomiast przyznaję, samo wdrożenie potrafi być czasochłonne, ale to jest inwestycja. Można pójść na łatwiznę licząc na to że będzie łatwo, tanio i szybko, np. jeżeli wezmę gotowca z rynku, albo podejść do tego sensownie. Najpierw warto zastanowić się, jak ten system wpłynie na nasza pracę i co jesteśmy w stanie uzyskać. To oznacza, że potrzebujemy nie tylko dostawcy oprogramowania, ale także partnera, który jest w stanie komunikować się z nami na różnych poziomach w organizacji. 

To na czym można zaoszczędzić ten czas? 

Na przykład w Advisor247 Legal dążymy do tego, aby prawnicy pozostawali jak najdłużej w naturalnych dla nich aplikacjach, MS Word czy MS Outlook. Dzięki naszym narzędziom, czas można zaoszczędzić podczas tworzenia maila z załącznikami, bo można je dołączać z folderu dokumentów sprawy na podstawie adresu email adresata. To znaczy, że nie trzeba ich szukać ręcznie gdzieś na dysku.

Innym przykładem jest rejestracja czasu pracy. Jeżeli na przykład pracując nad emailem lub dokumentem jestem w stanie błyskawicznie z tego poziomu zarejestrować, ile minut na to poświęciłem i nie muszę przełączać się do innego systemu, żeby  zarejestrować w nim 15 minut pracy, to realnie oszczędzam czas. Około 15 sekund. Może nie wygląda to imponująco, ale jeśli te 15 sekund pomnożymy przez liczbę takich czynności dziennie, potem przez liczbę prawników, a potem jeszcze przez liczbę dni w roku, to zwykle nasi klienci są zaskoczeni wynikiem. A to tylko jedna czynność, w jednym procesie. W kancelariach obszarów do takich optymalizacji jest wiele. A przecież ten zaoszczędzony czas, to czas jaki kancelaria może sprzedać swoim klientom. To możliwość wygenerowania dodatkowego przychodu. Dlatego środki kancelarii przeznaczone na system taki jak Advisor247 Legal są inwestycją. 

Takie konkretne rozwiązania, gdy są już używane, powodują zmianę niezrozumienia lub podejścia, o którym Pan wspomniał wcześniej? 

Tak. Posłużę się przykładem. Rozpoczęliśmy wdrożenie Advisor247 Legal dla wewnętrznego działu prawnego. 20 osobowego. I już w trakcie analizy u klienta obserwowaliśmy zmianę nastawienia. Już pracując z naszym analitykiem i poznając bliżej możliwości Advisor247 Legal, klient dostrzegł możliwości wielu usprawnień i optymalizacji. Dziś u tego klienta z systemu Advisor247 Legal korzysta już 200 osób, włączając w to użytkowników z kilkunastu nieprawniczych działów tej organizacji oraz prawników zewnętrznych. Firma po prostu zrozumiała jak bardzo system Advisor247 Legal może automatyzować procesy i podnieść efektywność funkcjonowania tej organizacji. Advisor247 Legal przynosi realne i ogromne korzyści finansowe dla klienta. Obecnie ten sam zespół klienta obsługuje kilkukrotnie większy wolumen spraw!  

A co z danymi? Wdrożenie takiego systemu to także umieszczenie danych w chmurze? Często chmura wzbudza pewien brak zaufania. 

My nie korzystamy z rozwiązań chmurowych. Proponujemy hostowanie danych w konkretnej serwerowni, która może być zbadana przez klienta. Kilka takich audytów już mieliśmy zarówno na poziomie faktycznego odwiedzenia naszego obiektu w Gdańsku, jak i na poziomie analizy dokumentów czy polityki bezpieczeństwa. Dane są przechowywane na klastrze obliczeniowym, który sami zaprojektowaliśmy i otwarcie dzielimy się informacją w jaki sposób realizujemy swoją usługę. Dzięki temu jesteśmy w stanie pokazać klientom, że dokładamy najwyższych starań, żeby ochronić ich przed takimi historiami jak niedawny pożar w serwerowni OVH, przez który wiele kancelarii ucierpiało. 

Na jakim etapie jest Advisor247 Legal? Czy to skończone rozwiązanie? 

Rozmawiając z klientami, często słyszymy, że kupując gotowe pudełkowe systemy dostają rozwiązania, które pozostają w niezmienionym kształcie będąc praktycznie na końcu swojej drogi. Te programy powstały na podstawie jakiegoś pomysłu, często na podstawie założonej inwestycji i doszły do końca ścieżki inwestycyjnej. My, w mojej ocenie, mamy największy zespół R&D w Polsce, jeśli chodzi o system dla kancelarii prawnych. Poświęcamy czas na to, żeby zrozumieć, na czym zależy nowoczesnym prawnikom i na tej podstawie ciągle rozwijamy i dostosowujemy system. Na przykład jeszcze w tym miesiącu udostępnimy dwie nowe funkcjonalności, które będą nowością na rynku polskim. Pierwszą będzie nowa funkcjonalność fakturowania, zapewniająca niespotykaną w konkurencyjnych rozwiązaniach łatwość używania i elastyczność w odzwierciedlaniu własnych wymagań dotyczących rozliczania i fakturowania klientów kancelarii. Drugą nowością Advisor247 Legal to wspomniana już możliwość rejestracji czasu pracy z poziomu Worda, Excela, czy Outlook. Czyli nie opuszczając swojego roboczego programu, będzie można zarejestrować informację ile czasu poświeciłem danemu zadaniu. Kancelarie, które już zainwestowały w Advisor247 Legal otrzymują je bez żadnych dodatkowych opłat. Advisor247 Legal rozwija się wraz z nimi. 

Kategoria: Bez kategorii, Rozmowy