Trafiając niedawno na cytat: “Tasks are for amateurs, systems are for professionals”, przypomniała mi się myśl znaleziona w książce Hidden Genius Poliny Pompalino: “Założyciel Shopify – Tobias Lütke mówi, że warto jest myśleć systemowo. Bowiem różnica pomiędzy myśleniem opartym o efekty oraz myśleniem systemowym jest taka jak pomiędzy zdaniami: “Postaram się tego więcej nie robić” i “Postaram się tego więcej nie robić oraz stu podobnych rzeczy”.

Święty Graal produktywności?

Prawda rodem z IG głosi, że nie należy popełniać 2 razy tych samych błędów. A jak to wygląda w praktyce? Po raz 20-ty odczytujemy co nowego ma dla nas Uber Eats. Oczywiście nie mam nic do Uber Eats. Sądzę tylko, że nie każdy ma ochotę czytać. Dzięki takiemu podejściu tracimy cenne sekundy, potem minuty, które w skali roku zamieniają się w godziny. Wszystko brzmi niewinne do czasu, gdy nie zaczynamy narzekać na brak czasu i przepracowanie.

“Na co mi systemy?”

Wydaje mi się, że głównym problemem ludzi zajętych w tych czasach jest brak czasu oraz ilość decyzji, które każdego dnia czekają na podjęcie. Szczególnie przypadłość ta dotyczy prawników. Problem nabiera znaczenia, gdy tydzień roboczy zaczyna mieć 7 dni, bo weekend jest tylko czasem, gdy nadrabiamy zaległości z tygodnia lub zamiast ścigających nas klientów, ścigającym zaczyna być nasz współmałżonek lub partnerka. Pierwszym rozwiązaniem jest “rzucenie wszystkiego i pojechanie w Bieszczady”. Jednak nie każdy ma na to ochotę, a na pewno nie każdy może sobie na to pozwolić. Innym sposobem jest właśnie posiadanie systemu. Chodzi o to, by redukować ilość decyzji, które musimy podejmować każdego dnia. Chińskie przysłowie głosi, że: “Jeśli chcesz być inteligentny, rób każdego dnia więcej, jeśli chcesz być mądry, rób każdego dnia mniej”. Nie chodzi więc o to, by być bardziej produktywnym każdego dnia, lecz by decyzji było mniej do podjęcia.

Konkret

Nad biurkiem vlogera, którego oglądałem, znajdują się trzy hasła “Automate, Delegate, Eliminate”, czyli automatyzuj, deleguj i eliminuj. To na pozór proste polecenie, które w praktyce jest bardzo trudne, bo co niby mamy delegować. A na dodatek jest jeszcze choroba, na którą cierpi wielu prawników, czyli “zrobię to lepiej”. Wszystko to powoduje, że zmiana jest bardzo trudna. Od czego zacząć? Od wszystkiego! Każda czynność, którą robimy, warta jest refleksji nad tym, czy powinniśmy ją wyeliminować, oddelegować lub zautomatyzować. Wd Niektóre z czynności zajmują sekundy, inne minuty. Problem polega na tym, że zazwyczaj nie mamy świadomości, ile tracimy na nich każdego dnia, nie wspominając ile to godzin w trakcie roku…

Czy znasz to uczucie, kiedy po całym dniu spotkań lub negocjacji, czeka jeszcze na Ciebie 100 nieodczytanych maili? Mój szef i kumpel ogłaszali od czasu do czasu “upadłość mailową”, czyli sytuację, gdy ilość maili jest na tyle duża, że odechciewa się chcieć odpowiadać. Problem polega na tym, że mają tak niestety wszyscy zajęci ludzie. Nadmiar decyzji czekających na podjęcie i przebodźcowanie jest problemem każdego menadżera. 

Jako odpowiedź przychodzą właśnie “systemy”, które powodują, że czytany newsletter nie trafi nigdy już nigdy do głównej skrzynki, gdzie wiadomość przechwytuje za Ciebie automatyzacja lub filtr do katalogu “na później” lub “do przeczytania”.

Nie bez przyczyny Steve Jobs, założyciel Apple, codziennie “wybierał” jeden czarny golf (po to, by mieć dziennie jeden wybór mniej).

Jaki z tego morał?

Guru produktywności znany między innymi z metodologii Getting Things Done, Paul Allen, powiedział kiedyś: “Your mind is for thinking, not remembering”.. Wydaje się, że myślenie systemami zdejmuje z Ciebie problem podejmowania miliona decyzji i w tym sensie można powiedzieć, że systemy są dla zawodowców.